みなとみらいトーストマスターズクラブ(英語プレゼン・スピーチ・サークル)

2016年9月17日

easy-Speakでメンバーにロール確認メールを出すには

easy-Speak導入前は、仮アジェンダ発表後にロールのキャンセルがあると、ロール変更のために、VPEやTMODはメンバー個別にメールするなど調整が面倒でした。easy-Speak導入により、easy-Speak上でロールを変更し、ロール担当者にロール確認メールを出すことができるようになりました。

ロール確認メールの送信方法

easy-Speakにログインし、[Meeting]メニューの[Meeting on ...]をクリックして、アジェンダを開きます。

ロールを変更したら、画面右上の[email]ボタンをクリックします。

[Third e-mail]ボタンをクリックします。

ロール確認メールを受け取ったメンバーは、easy-Speak上でAccept（了承）するかDecline（辞退）するかを回答することができます。

Third e-mailの設定

Send reminder to users who confirmed their roles more than two weeks ago：2週間以上前にロール確認したユーザーにもリマインダーを送る設定です。2週間以上前に確認した人に再確認する必要がなければ、Noにしましょう。
Resend e-mail to users who have not replied in 24 Hours：24時間以内にロール確認しなかった人に再送する設定です。24時間では頻繁すぎるので、もしYesにするなら72時間に設定しましょう。再送しないなら、Noにしましょう。

ここが便利！

[Third e-mail]は、ロール確認済みのメンバーには配信されないので、ロール確認の催促にも便利です。

9/17/2016

easy-Speak

2016年9月10日

easy-SpeakのDiscussion Forumにファイルをアップロードするには

みなとみらいトーストマスターズクラブでは、クラブ役員(Club Officer)全員に、easy-SpeakのDiscussion Forumにファイルをアップロードする権限を付与しています。こうすることで、easy-Speakを次期オフィサーへの引き継ぎ資料の置き場所としても利用することができるようになります。

easy-SpeakのDiscussion Forumの使い方

easy-Speakにログインして[My Communication]→[Discussion Forum]をクリックします。

[New Topic]ボタンをクリックします。
Subject欄にトピックのタイトル、Message body欄にコメントを入力して、[Add an Attachment]ボタンをクリックします。

「ファイルを選択」ボタンをクリックして、PCからアップロードしたいファイルを選びます。File Comment欄にアップロードしたファイルの簡単な説明を入力して、[Add Attachment]ボタンをクリックします。

[Add Attachment]ボタンをクリック後、Add an Attachment欄の内容がクリアされますが、問題ありません。複数のファイルをアップロードする場合は、同様の操作を繰り返します。1トピックあたり10ファイルまでアップロードすることができます。

[Posted Attachments]ボタンをクリックすると、下図のようにアップロード予約したファイルのリストが現れます。

Posted Attachmentsの内容を確認して、[Submit]ボタンをクリックすると、アップロードが完了します。

注意

easy-SpeakのDiscussion Forumは、easy-Speakにアクセスできるクラブメンバーなら誰でも見ることができます。メンバー個人に関する情報をトピックに書き込んだり、メンバー個人に関する情報を含んだファイルをアップロードしたりしないように、十分にご注意ください。

9/10/2016

easy-Speak

2016年9月3日

easy-SpeakのUser ListからVisitor登録を削除(抹消)するには

みなとみらいトーストマスターズクラブでは、入会意思のあるゲストをeasy-SpeakにVisitor登録して、次回の例会案内をお送りしています。しかし、3回目のゲスト参加までに入会を取りやめるゲストもいます。そのような場合、easy-SpeakのUser ListからVisitor登録を抹消します。

easy-Speakにログインして、[This Club]→[User List]を開きます。

画面右上の[Show non-members]に✔（チェック）を入れます。

登録を抹消するVisitorのEditボタン（鉛筆アイコン）をクリックします。

[Change to this status]を[Past interest - NO EMAIL TO BE SENT]に切り替えます。

最後に[Submit]ボタンをクリックします。

これで、クラブのUser Listから登録を抹消することができます。

注

この操作権限は、デフォルトではVPEだけに与えられています。（他のメンバーに割り振ることもできます。）
easy-Speakは複数クラブに登録している人のことを想定しているため、どのユーザーにもユーザー情報そのものを削除する権限は与えられていません。（上記のように抹消することはできます。）

9/03/2016

easy-Speak

2016年8月27日

easy-Speakで退会したメンバーの登録を削除(抹消)するには

easy-Speakでメンバー登録を変える権限を持っているのは、初期設定ではVPEだけです。
メンバーが退会した時は、そのメンバーの登録をPast Member（元メンバー）に変えておきましょう。

easy-Speakにログインして、User Listを開きます。

User Listで、退会したメンバーのEdit（鉛筆）ボタンをクリックします。

[Change to this status]の[Leave Unchanged]のプルダウンメニューを

[Past Member]に変更して[Submit]をクリックします。

8/27/2016

easy-Speak

2016年8月20日

easy-SpeakにVisitor登録するには

みなとみらいトーストマスターズクラブでは、入会意思のある方をeasy-SpeakにVisitor登録して、例会案内をお送りしています。

easy-Speakにログインして、[This Club]→[User List]を開きます。

[add user]ボタンをクリックします。

[Input full name and email]を選んで、First Name、Family Name、E-mail addressを入力して[Submit]ボタンをクリックします。

もし他クラブで既に登録されている人の場合、下図のように[Connect Existing User]を選びます。

他クラブの登録がない人の場合、[Create New User]を選んで、Username、New Password、Confirm Passwordを入力して、[Create New User]をクリックします。

これで、新たに登録したVisitorにUsernameとPasswordの情報がメールで届きます。

Hotmail/Outlookメール登録上の注意

VisitorのメールアドレスがHotmail/Outlookメールの場合、easy-Speakからのメールが迷惑メールに振り分けられて、受信トレイに届きません。Hotmail/Outlookメールを使うVisitorには、迷惑メールに振り分けられないようにする設定をあらかじめ伝えておきましょう。

8/20/2016

easy-Speak

2016年8月13日

easy-Speakでのロールアサインメントのコツ for VPE

みなとみらいトーストマスターズクラブでは、VPEが例会の3週前までにTMODとSpeaker (Prepared Speech)を、例会2週前までに他のロールをアサインして、仮アジェンダをメンバーにリリースします。

easy-Speakでロールをアサインする手順

最初にeasy-Speakでメンバーのロール履歴をチェックします。 easy-Speakにログインして、左側のメニューの[Scheduling & VPE Tasks]→[Roles by Meeting]をクリックします。

Chartを[Roles by Member]に、Look ahead up toを[0]にして、[Go]をクリックします。

これで過去8回のロール履歴を一覧することができます。このページをプリントアウトしておくと、特定の人に特定のロールが偏らないようにアサインするのに役立ちます。

次に、[Meeting]メニューの[Meeting on ...]をクリックして、アジェンダを開きます。

最初にTMODとSpeakerをアサインします。
TMODは、下記の条件を満たすメンバーを選びます。

Speaker、Evaluator、Table Topics Master、Joke/Tips Master、GRAHCO、Timer、Vote Counter経験済み
次回Speakerを依頼する可能性がない（最近Prepared Speech済み）
プルダウンメニューに前回履歴が表示されない（180日以上の間隔がある）

Speakerは、リクエストがあるメンバー（プルダウンメニューに現れるメンバー）を優先します。ただし、前回から2回連続にならないように注意しましょう。

それ以外のメンバーについては、Speaker（緑色）ボタンをクリックして、新メンバー、前回からなるべく間隔の空いているメンバーをアサインしましょう。

上図のように、Speakerについてはプルダウンメニューに前回履歴が表示されません。そのため、予め出しておいた[Roles by Member]表を見ながらアサインします。

スピーチ順は、トーストマスター歴の新しい順にします。概ね新メンバーは初級の教材・課題、ベテランメンバーは上級の教材・課題に取り組んでいます。つまり、スピーチが初級から上級に向かうように並べます。

TMODとSpeakerの次は、Evaluatorをアサインしましょう。EvaluatorにはPrepared Speech3回以上のメンバーをアサインしますが、EvaluatorはSpeakerの数だけ要るため、どうしても経験者にEvaluatorを頻繁にアサインしがちです。

そのため、先にEvaluatorから決めることが、偏らないアサインのコツになります。Evaluatorは、以下の条件を満たす人をアサインします。

対象のSpeakerの直近3回以内のSpeechに対するEvaluatorになっていないこと
前回のEvaluationからなるべく間隔が空いていること（最低42日以上の間隔）

他のロールについては、新メンバーと出席率の高いメンバーからアサインします。

新メンバーには、アシスタント(Vote Counter, Timer, GRAHCO)から順に難しいロールにシフトするようにアサインしていきます。新メンバーには必ずロールを与えましょう。新メンバーは、easy-Speakに不慣れなため、出席確認が遅れがちです。しかし、アシスタントならば他のメンバーに替わってもらいやすいので、新メンバーがeasy-Speakに慣れるまでは、キャンセルされるリスクを取って出席確認前にアサインしてもよいでしょう。

出席率の高いメンバーは、ロールの分散が難しいため、[Roles by Member]表を見ながら、直近でアサインしていないロールを見つけておく必要があります。

Speaker以外のロールは、[Save]ボタンをクリックしないと消えることがあります。こまめにSaveしましょう。

ロールをアサインし終えたら、PDFに書き出して、メールに添付し、仮アジェンダをメンバーに送ります。以前はロール表もメール本文に貼り付けていましたが、Third e-mailを徹底することに替えました。Third e-mailは、ロール担当者に個別にロール確認メールを送信する機能です。

ロール担当者はアジェンダを見逃しても、Third e-mailでロールを知ることができ、そのメールのリンクをクリックするだけでeasy-Speakのロール確認まで済ませられます。ロール担当者、VPE双方の手間を減らすためにもThird e-mailを活用しましょう。

ロールアサインメントをTMODに移譲できるか？

[Roles by Members]機能はVPE限定のため、最低限TMODとSpeakerはVPEがアサインする必要があります。いったんTMODとSpeakerをアサインしたら、それ以外のロールアサインメントは、TMODでも可能です。その場合、TMODに残りのロールアサインメントについて十分な説明が必要です。

[Roles by Member]表を見ながらロールをアサインできるのはVPEだけです。ロール数（通常15）以上の出席者が見込まれるときは、VPEがロールを埋めてからTMODに渡すほうがロールの偏りを防ぐことができます。