2016年8月13日

easy-Speakでのロールアサインメントのコツ

みなとみらいトーストマスターズクラブでは、VPEが例会の3週前までにTMODとSpeaker (Prepared Speech)を、例会2週前までに他のロールをアサインして、仮アジェンダをメンバーにリリースします。

easy-Speakでロールをアサインする手順

最初にeasy-Speakでメンバーのロール履歴をチェックします。 easy-Speakにログインして、左側のメニューの[Scheduling & VPE Tasks]→[Roles by Meeting]をクリックします。
Chartを[Roles by Member]に、Look ahead up toを[0]にして、[Go]をクリックします。
これで過去8回のロール履歴を一覧することができます。このページをプリントアウトしておくと、特定の人に特定のロールが偏らないようにアサインすることができます。

次に、[Meeting]メニューの[Meeting on ...]をクリックして、アジェンダを開きます。
最初にTMODとSpeakerをアサインします。
TMODは、下記の条件を満たすメンバーを選びます。
  • GEとTMOD以外の全ロール経験済み
  • 次回Speakerを依頼する可能性がない(最近Prepared Speech済み)
  • プルダウンメニューに前回履歴が表示されない(180日以上の間隔がある)
Speakerは、リクエストがあるメンバー(プルダウンメニューに現れるメンバー)を優先します。ただし、前回から2回連続にならないように注意しましょう。
それ以外のメンバーについては、Speaker(緑色)ボタンをクリックして、新メンバー、前回からなるべく間隔の空いているメンバーをアサインしましょう。
上図のように、Speakerについてはプルダウンメニューに前回履歴が表示されません。そのため、予め出しておいた[Roles by Member]表を見ながらアサインします。

ここまでの機能はVPE限定のため、VPEがアサインする必要があります。いったんTMODとSpeakerをアサインしたら、それ以外のロールアサインメントは、TMODでも可能です。

TMODとSpeakerの次は、Evaluatorをアサインしましょう。みなとみらいトーストマスターズクラブでは、ある程度の経験者(Toastmasters Internationalの条件はPrepared Speech3回以上)をEvaluatorにアサインしますが、EvaluatorはSpeakerの数だけ要るため、どうしても経験者にEvaluatorを頻繁にアサインしがちです。

そのため、先にEvaluatorから決めることが、偏らないアサインのコツになります。Evaluatorは、以下の条件を満たす人をアサインします。
  • 対象のSpeakerの直近3回以内のSpeechに対するEvaluatorになっていないこと
  • 前回のEvaluationからなるべく間隔が空いていること(最低42日以上の間隔)
他のロールについては、新メンバーと出席率の高いメンバーからアサインします。新メンバーには、アシスタント(Vote Counter, Timer, GRAHCO)から順に難しいロールにシフトするようにアサインしていきます。出席率の高いメンバーは、ロールの分散が難しいため、[Roles by Member]表を見ながら、直近でアサインしていないロールを見つけておく必要があります。

注意

Speaker以外のロールは、[Save]ボタンをクリックしないと消えることがあります。

ロールをアサインし直すには

いったんアサインしたロールをアサインし直すには、まず×ボタンをクリックしてアサイン解除します。
プルダウンメニューからメンバーを選んで、[Save]ボタンをクリックします。

ロール確認依頼メールの対象から外すには

Presidentのように担当者が決まっているロールや、メンバーから確認連絡をもらっているロールについては、Accept欄の✔(チェック)を入れて、[Save]ボタンをクリックします。

easy-Speakのアジェンダからロール部分をメール本文にコピペするには

easy-Speakのアジェンダ画面からロール情報をコピペしようとすると、余計な情報が紛れ込んでしまいます。余計な情報を含めずにコピペするには、easy-Speakのアジェンダ画面で[Hide Speech Details]をクリックします。
これで余計な情報が隠れます。メール本文にコピペしたい部分を選択して、コピーします。

メール書式がプレーンテキストになっていることを確認して、メール本文の画面を開いて、貼り付けます。メール書式がHTML形式になっていると、元の書式のまま貼り付いて編集しづらいですが、プレーンテキストになっていれば書式を削ぎ落として貼り付けることができます。
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