みなとみらいトーストマスターズクラブでは、VPEが例会の3週前までに
TMODと
Speaker (Prepared Speech)を、例会2週前までに他のロールをアサインして、仮アジェンダをメンバーにリリースします。
easy-Speakでロールをアサインする手順
最初に
easy-Speakでメンバーのロール履歴をチェックします。
easy-Speakにログインして、左側のメニューの[
Scheduling & VPE Tasks]→[
Roles by Meeting]をクリックします。
Chartを[
Roles by Member]に、Look ahead up toを[
0]にして、[
Go]をクリックします。
これで過去8回のロール履歴を一覧することができます。このページをプリントアウトしておくと、特定の人に特定のロールが偏らないようにアサインするのに役立ちます。
次に、[
Meeting]メニューの[
Meeting on ...]をクリックして、アジェンダを開きます。
最初に
TMODと
Speakerをアサインします。
TMODは、下記の条件を満たすメンバーを選びます。
Speakerは、
リクエストがあるメンバー（プルダウンメニューに現れるメンバー）を優先します。ただし、前回から2回連続にならないように注意しましょう。
それ以外のメンバーについては、
Speaker（緑色）ボタンをクリックして、新メンバー、前回からなるべく間隔の空いているメンバーをアサインしましょう。
上図のように、
Speakerについてはプルダウンメニューに前回履歴が表示されません。そのため、予め出しておいた[
Roles by Member]表を見ながらアサインします。
スピーチ順は、
トーストマスター歴の新しい順にします。概ね新メンバーは初級の教材・課題、ベテランメンバーは上級の教材・課題に取り組んでいます。つまり、スピーチが初級から上級に向かうように並べます。
TMODと
Speakerの次は、
Evaluatorをアサインしましょう。
Evaluatorには
Prepared Speech3回以上のメンバーをアサインしますが、
Evaluatorは
Speakerの数だけ要るため、どうしても経験者に
Evaluatorを頻繁にアサインしがちです。
そのため、先に
Evaluatorから決めることが、偏らないアサインのコツになります。
Evaluatorは、以下の条件を満たす人をアサインします。
他のロールについては、
新メンバーと出席率の高いメンバーからアサインします。
新メンバーには、アシスタント(
Vote Counter,
Timer,
GRAHCO)から順に難しいロールにシフトするようにアサインしていきます。
新メンバーには必ずロールを与えましょう。
新メンバーは、
easy-Speakに不慣れなため、出席確認が遅れがちです。しかし、アシスタントならば他のメンバーに替わってもらいやすいので、
新メンバーが
easy-Speakに慣れるまでは、キャンセルされるリスクを取って出席確認前にアサインしてもよいでしょう。
出席率の高いメンバーは、ロールの分散が難しいため、
[Roles by Member]表を見ながら、直近でアサインしていないロールを見つけておく必要があります。
Speaker以外のロールは、[
Save]ボタンをクリックしないと消えることがあります。こまめに
Saveしましょう。
ロールをアサインし終えたら、
PDFに書き出して、メールに添付し、仮アジェンダをメンバーに送ります。以前はロール表もメール本文に貼り付けていましたが、
Third e-mailを徹底することに替えました。
Third e-mailは、
ロール担当者に個別にロール確認メールを送信する機能です。
ロール担当者はアジェンダを見逃しても、
Third e-mailでロールを知ることができ、そのメールの
リンクをクリックするだけでeasy-Speakのロール確認まで済ませられます。ロール担当者、VPE双方の手間を減らすためにも
Third e-mailを活用しましょう。
ロールアサインメントをTMODに移譲できるか？
[Roles by Members]機能はVPE限定のため、最低限
TMODと
SpeakerはVPEがアサインする必要があります。いったん
TMODと
Speakerをアサインしたら、それ以外のロールアサインメントは、
TMODでも可能です。その場合、
TMODに残りのロールアサインメントについて十分な説明が必要です。
[Roles by Member]表を見ながらロールをアサインできるのはVPEだけです。
ロール数（通常15）以上の出席者が見込まれるときは、VPEが
ロールを埋めてから
TMODに渡すほうがロールの偏りを防ぐことができます。
ロールをアサインし直すには
いったんアサインしたロールをアサインし直すには、まず
×ボタンをクリックしてアサイン解除します。
プルダウンメニューからメンバーを選んで、[
Save]ボタンをクリックします。
ロール確認依頼メールの対象から外すには
Presidentのように担当者が決まっているロールや、メンバーから確認連絡をもらっているロールについては、Accept欄の✔（チェック）を入れて、[
Save]ボタンをクリックします。
[Change to this status]の[Leave Unchanged]のプルダウンメニューを
[Past Member]に変更して[Submit]をクリックします。
