2018年1月28日

ホーム&アウェイ合同例会(ジョイントミーティング)の手引き

1/14(土)、1/28(土)の2回にわたって、田園都市トーストマスターズクラブと合同例会(ジョイントミーティング)をホーム&アウェイ方式で開催しました。

2回とも懇親会まで含めて大盛況でした。
合同例会 (joint meeting)とは、2つのクラブが1つの会場で合同で行う例会です。

ホーム&アウェイ合同例会とは、計2回の合同例会のうち、1回は相手クラブの本拠地で相手クラブのアジェンダに則って進め、もう1回は自クラブの本拠地で自クラブのアジェンダに則って進める合同例会です。

ホーム&アウェイ合同例会のメリットは、「特にアウェイ例会で相手クラブから刺激を受けること」と「調整がラクなこと」です。

アウェイ例会は、会場やメンバーだけでなく、ルールやアジェンダにも違いがあります。自クラブにはないものを体験できるため、大いに刺激を受けます。

1回だけの合同例会では、会場やルールの調整も必要になりますが、ホーム&アウェイ合同例会では、ホーム開催分の会場やアジェンダを普段通りに手配すればよいので、調整がラクです。

ホーム&アウェイ合同例会の開催手順

ホーム&アウェイ合同例会の開催手順は、以下の通りです。

1. 打診

コンテストやパーティなどのイベントがない月の開催を見込んで、そこから5ヶ月前に打診します。

2. 会場予約

開催月の4ヶ月前に2クラブ分の人員(40人程度)が収容できる広さの会場を確保します。

3. 費用負担

互いのクラブが、ホーム開催分を負担します。

4. 例会のロールとルール

ホームクラブのルールがあれば、それに合わせます。それぞれのクラブにはローカルなロールとルールがあるため、互いのクラブの例会の典型的なアジェンダとローカルルールを2ヶ月前までにシェアします。

みなとみらいTMCのローカルロール

  • GRAHCO:GrammarianとAh-Counterを兼務し、Word of the Dayの発言回数、Filler wordの発言回数、Useful PhraseやGrammatical Errorを指摘する役
  • Joke/Tips Master:JokeまたはTips(役に立つ話)について5分以内で紹介する係(新会員のInduction Ceremonyがあるときは、省略することもある)

みなとみらいTMCのローカルルール(Tuesday Rule)

Prepared Speakerは、例会前の火曜日までにSpeech Info(タイトル、マニュアル名、プロジェクト名)をeasy-Speakに入力し、Speech Draft(間に合わなければアウトラインでも可)をEvaluatorとMentorに送ります。

Prepared Speakerが例会当日まで何もせず準備が付け焼き刃になりSpeechの質が低下するのを防ぐため、例会の5日前に中間的な締め切りを設けてSpeakerに準備を促すことで話力の上達とSpeechの質の安定を図る目的です。

5. ロールアサインメント

通常の例会と同じ人数割りにするとロールなしの人が増えてしまうため、通常の例会よりもロール担当者を増やす工夫が課題になります。

例会時間を延長せず、通常どおり2時間でやりくりしようとすると、例会終盤の話す機会がなかった人のComment Timeを長めに確保しておく必要があります。

みなとみらいTMCでは、ホームクラブ、アウェイクラブそれぞれにアサインするロールを、以下のように振り分けました。
RoleHomeAway
Toastmaster of the Day(TMOD)1-
General Evaluator-1
Speaker(Prepared Speech)22
Evaluator22
Table Topics Master-1
Table Topics Speaker22
Timer11
Vote Counter11
Grammarian & Ah-Counter (GRAHCO)*11
Joke (Tips) Master*1-
Photographer#--
Number of Role Assignees1111
*クラブによって異なるロール(ローカルロール)は、ホームクラブのメンバーにアサインします。

#合同例会では、ロールなしの人が増えるため、どちらかのメンバーに撮影係を依頼するよい機会になります。スピーチ写真を撮ってウェブサイトに載せる場合には、事前に互いのクラブ、スピーカーの承諾必要です。

それぞれAway例会の1か月前の例会で、Away例会のロール担当者を決めて、相手クラブに通知します。

Table Topics MasterがAwayのSpeakerを指名できるように事前に出席者リストをシェアしておきましょう。
  • Timer、Vote Counter、GRAHCOは2人で分担
    • どう分担するかはロール担当者2人で協議
    • GRAHCOは2人で一緒にやっても、GrammarianとAh-counterで分担でもOK
  • HomeのSpeakerにはAwayのEvaluator、AwayのSpeakerにはHomeのEvaluatorをアサイン

6. その他

  • 備品、Ballot Sheets:Homeクラブが提供
  • Club Banner:Homeは必須、Awayは任意(みなとみらいTMCはAwayでも持参)
  • 懇親会:Homeクラブの判断(任意)
  • Induction Ceremonyの対応
    • Homeではいつも通り(ロールの調整もHomeの判断)
    • Awayではやらない(ゲスト参加はOK)
今回は1月に2週連続で開催しましたが、「ロールなしの人が増えること」と「コンテスト準備時期はVPEが忙しいこと」から、出席率の低い時期(みなとみらいTMCの場合、夏休みシーズンの7~8月と年度明けの4月)やコンテスト準備のない時期に(できれば間を空けて)2回にするのがよさそうです。
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