easy-Speakで不要なSpeech Requestを削除するには

easy-Speakには、一度アサインしたPrepared Speechをキャンセルすると、それがSpeech Requestとして残り続けるという欠陥があります。

VPEは不要なSpeech Requestを削除しないと、メンバーからの本当のSpeech Requestと区別がつかなくなってしまいます。

easy-Speakで不要なSpeech Requestを削除するには、アジェンダのページから左側のメニューの[Scheduling & VPE Tasks]→[Schedule Speeches]を開きます。

Last spoke欄の[?]ボタンをクリックします。

スピーチ情報画面が開いたら、[My 1st, 2nd & 3rd Meeting Prefs]欄がブランクになっていることを確認します。

その欄がブランクになっていれば、それがキャンセルされてSpeech Requestとして残ったものです。[Delete]ボタンをクリックして削除しましょう。

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easy-Speakでメンバーにロール確認メールを出すには

easy-Speak導入前は、仮アジェンダ発表後にロールのキャンセルがあると、ロール変更のために、VPEやTMODはメンバー個別にメールするなど調整が面倒でした。easy-Speak導入により、easy-Speak上でロールを変更し、ロール担当者にロール確認メールを出すことができるようになりました。

ロール確認メールの送信方法

easy-Speakにログインし、[Meeting]メニューの[Meeting on ...]をクリックして、アジェンダを開きます。

ロールを変更したら、画面右上の[email]ボタンをクリックします。

[Third e-mail]ボタンをクリックします。

ロール確認メールを受け取ったメンバーは、easy-Speak上でAccept（了承）するかDecline（辞退）するかを回答することができます。

Third e-mailの設定

• Send reminder to users who confirmed their roles more than two weeks ago：2週間以上前にロール確認したユーザーにもリマインダーを送る設定です。2週間以上前に確認した人に再確認する必要がなければ、Noにしましょう。
• Resend e-mail to users who have not replied in 24 Hours：24時間以内にロール確認しなかった人に再送する設定です。24時間では頻繁すぎるので、もしYesにするなら72時間に設定しましょう。再送しないなら、Noにしましょう。

ここが便利！

[Third e-mail]は、ロール確認済みのメンバーには配信されないので、ロール確認の催促にも便利です。

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easy-SpeakのDiscussion Forumにファイルをアップロードするには

みなとみらいトーストマスターズクラブでは、クラブ役員(Club Officer)全員に、easy-SpeakのDiscussion Forumにファイルをアップロードする権限を付与しています。こうすることで、easy-Speakを次期オフィサーへの引き継ぎ資料の置き場所としても利用することができるようになります。

easy-SpeakのDiscussion Forumの使い方

easy-Speakにログインして[My Communication]→[Discussion Forum]をクリックします。

[New Topic]ボタンをクリックします。
Subject欄にトピックのタイトル、Message body欄にコメントを入力して、[Add an Attachment]ボタンをクリックします。

「ファイルを選択」ボタンをクリックして、PCからアップロードしたいファイルを選びます。File Comment欄にアップロードしたファイルの簡単な説明を入力して、[Add Attachment]ボタンをクリックします。

[Add Attachment]ボタンをクリック後、Add an Attachment欄の内容がクリアされますが、問題ありません。複数のファイルをアップロードする場合は、同様の操作を繰り返します。1トピックあたり10ファイルまでアップロードすることができます。

[Posted Attachments]ボタンをクリックすると、下図のようにアップロード予約したファイルのリストが現れます。

Posted Attachmentsの内容を確認して、[Submit]ボタンをクリックすると、アップロードが完了します。

注意

easy-SpeakのDiscussion Forumは、easy-Speakにアクセスできるクラブメンバーなら誰でも見ることができます。メンバー個人に関する情報をトピックに書き込んだり、メンバー個人に関する情報を含んだファイルをアップロードしたりしないように、十分にご注意ください。

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easy-SpeakのUser ListからVisitor登録を削除(抹消)するには

みなとみらいトーストマスターズクラブでは、入会意思のあるゲストをeasy-SpeakにVisitor登録して、次回の例会案内をお送りしています。しかし、3回目のゲスト参加までに入会を取りやめるゲストもいます。そのような場合、easy-SpeakのUser ListからVisitor登録を抹消します。

easy-Speakにログインして、[This Club]→[User List]を開きます。

画面右上の[Show non-members]に✔（チェック）を入れます。

登録を抹消するVisitorのEditボタン（鉛筆アイコン）をクリックします。

[Change to this status]を[Past interest - NO EMAIL TO BE SENT]に切り替えます。

最後に[Submit]ボタンをクリックします。

これで、クラブのUser Listから登録を抹消することができます。

注

• この操作権限は、デフォルトではVPEだけに与えられています。（他のメンバーに割り振ることもできます。）
• easy-Speakは複数クラブに登録している人のことを想定しているため、どのユーザーにもユーザー情報そのものを削除する権限は与えられていません。（上記のように抹消することはできます。）

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